Programme Passion Elite Ambassador
La présente Politique de protection des données personnelles explique comment AJL Racine SRL collecte, utilise, conserve, protège et partage les données personnelles traitées dans le cadre du programme Passion Elite Ambassador.
Elle concerne :
Elle ne couvre pas les traitements réalisés dans le cadre d'autres activités d'AJL Racine SRL, notamment la gestion complète des contrats clients ou le site vitrine passion-sales.com, lorsque ceux-ci font l'objet d'une politique de confidentialité distincte.
Le responsable des traitements décrits dans la présente Politique est :
AJL Racine SRL
Dénomination commerciale : Passion Sales
Numéro d'entreprise : BE 0705.876.225
Siège social : Avenue Houba de Strooper 767/11, 1020 Bruxelles (Laeken), Belgique
Email général : contact@passion-sales.com
Téléphone : +32 2 886 07 42
AJL Racine SRL agit en qualité de responsable du traitement au sens de l'article 4, point 7, du Règlement général sur la protection des données, règlement UE 2016/679, ci-après le « RGPD ».
Pour toute question concernant la présente Politique, le traitement de données personnelles ou l'exercice de droits, la personne concernée peut contacter :
Service protection des données — AJL Racine SRL
Email : dpo@passion-sales.com
Adresse postale : Avenue Houba de Strooper 767/11, 1020 Bruxelles (Laeken), Belgique
Cette adresse constitue le point de contact consacré aux questions relatives à la protection des données.
Le programme Passion Elite Ambassador est réservé aux personnes âgées d'au moins 18 ans.
Un ambassadeur ne peut pas recommander une personne mineure ni communiquer sciemment les coordonnées d'une personne mineure.
Lorsqu'un doute existe sur l'âge d'une personne, AJL Racine SRL peut demander les informations strictement nécessaires à la vérification de son éligibilité.
AJL Racine SRL reçoit notamment des données lorsque l'ambassadeur crée ou active son compte, complète ou modifie son profil, se connecte à la plateforme, transmet une recommandation, consulte son solde de points, échange ses points contre un avantage ou un bon cadeau, contacte le service d'assistance, exerce un droit relatif à ses données ou définit ses préférences en matière de cookies.
Les données du filleul peuvent être communiquées à AJL Racine SRL par un ambassadeur à l'origine de la recommandation. AJL Racine SRL informe le filleul du traitement de ses données et de leur origine au plus tard lors de la première prise de contact ou, en l'absence de contact, dans le délai prévu par l'article 14 du RGPD.
Lors de cette première communication avec le filleul, AJL Racine SRL l'informe notamment de l'identité d'AJL Racine SRL, de la finalité de la prise de contact, de l'origine de ses données, des catégories de données reçues, de ses droits (en particulier de son droit de s'opposer immédiatement à toute prospection), et de la manière de consulter la présente Politique.
Le filleul est informé que ses coordonnées ont été transmises par un ambassadeur du Programme. L'identité de cet ambassadeur lui est communiquée dans le message individuel d'information ou, à défaut, sur simple demande.
L'accord éventuellement donné à l'ambassadeur pour transmettre les coordonnées concerne uniquement cette transmission. Il ne constitue pas, à lui seul, un consentement à recevoir des communications commerciales électroniques de la part d'AJL Racine SRL.
Lorsque l'utilisateur accède à la plateforme, certaines données techniques peuvent être enregistrées automatiquement : date et heure de connexion, événements d'authentification, informations nécessaires à la gestion de la session, caractéristiques générales du navigateur et du terminal, journaux techniques, erreurs et événements de sécurité, identifiants techniques ou pseudonymisés nécessaires au fonctionnement et à la protection du service.
AJL Racine SRL ne cherche pas à collecter davantage de données techniques que ce qui est nécessaire au fonctionnement, à la sécurité et à la preuve des opérations réalisées.
AJL Racine SRL peut traiter les catégories suivantes :
Données d'identification et de contact : prénom et nom, adresse email, numéro de téléphone, adresse postale (lorsqu'elle est nécessaire), numéro de référence client ou identifiant interne.
Données relatives au compte : identifiant du compte, mot de passe conservé uniquement sous forme cryptographique, jetons de session et d'authentification, statut du compte, date de création/activation/désactivation/suppression, date et heure de dernière connexion.
Données relatives au programme : recommandations introduites, date et statut des recommandations, nombre de points accordés/refusés/utilisés/annulés, historique du solde de points, avantages et bons cadeaux demandés ou attribués, éléments nécessaires à la vérification de l'éligibilité d'une recommandation, éventuelles contestations ou corrections.
Communications et assistance : messages échangés avec AJL Racine SRL, demandes adressées au service d'assistance, réclamations, demandes d'exercice de droits.
Données de conformité et d'audit : version de la Politique mise à disposition, date de mise à disposition ou de prise de connaissance, consentements distincts éventuellement donnés, retrait des consentements, préférences relatives aux cookies, journal des opérations importantes effectuées sur le compte.
AJL Racine SRL peut recevoir et traiter : prénom et nom, adresse email, numéro de téléphone, adresse postale (uniquement lorsqu'elle est utile à l'étude ou au service demandé), identité ou référence de l'ambassadeur ayant transmis la recommandation, date de la recommandation, statut de la prise de contact, date et résultat des tentatives de contact, opposition éventuelle à la prospection, consentements éventuellement donnés, informations volontairement communiquées lors des échanges avec AJL Racine SRL.
L'ambassadeur ne doit transmettre aucune donnée sensible, donnée médicale, donnée relative aux opinions politiques, convictions religieuses, origine ethnique, orientation sexuelle, infractions ou condamnations.
Lorsqu'un filleul demande une offre ou devient client, des données complémentaires peuvent être nécessaires à l'établissement d'une offre, à la conclusion d'un contrat ou à sa transmission à un fournisseur partenaire.
Ces traitements relèvent alors de la politique de confidentialité applicable à la relation commerciale ou au service concerné.
AJL Racine SRL ne traite les données que pour des finalités déterminées et sur une base juridique identifiée.
Finalités : créer et administrer le compte, authentifier l'utilisateur, permettre l'accès à la plateforme, traiter les demandes relatives au compte, communiquer les informations nécessaires au fonctionnement du programme.
Base juridique : exécution des conditions du programme et des mesures demandées par l'ambassadeur avant son adhésion, conformément à l'article 6.1.b du RGPD.
Finalités : enregistrer les recommandations, vérifier leur éligibilité, éviter les doublons/erreurs/fraudes, attribuer/refuser/corriger/annuler des points, gérer les avantages et bons cadeaux, traiter les éventuelles contestations.
Bases juridiques : exécution du programme pour la relation avec l'ambassadeur ; intérêt légitime d'AJL Racine SRL à assurer l'intégrité, la fiabilité et la sécurité du programme.
Finalités : informer le filleul de la réception de ses coordonnées, lui indiquer l'origine des données, déterminer s'il souhaite être contacté ou recevoir une étude, gérer sa réponse ou son opposition, éviter toute nouvelle sollicitation en cas de refus.
Bases juridiques : le respect d'une obligation légale (article 6.1.c du RGPD) pour la communication des informations requises notamment par l'article 14 du RGPD ; l'intérêt légitime d'AJL Racine SRL (article 6.1.f du RGPD) pour l'enregistrement et le traitement initial d'une recommandation.
Avant de recourir à l'intérêt légitime, AJL Racine SRL évalue et documente la nécessité du traitement, les attentes raisonnables du filleul, les conséquences possibles pour ses droits et les garanties mises en place.
Le filleul peut s'opposer immédiatement, gratuitement et sans justification au traitement de ses données à des fins de prospection.
Un appel téléphonique réalisé avec l'intervention d'une personne peut être effectué sur la base de l'intérêt légitime, dans le respect de la législation belge applicable. Avant toute campagne, AJL Racine SRL vérifie les oppositions déjà reçues, respecte la liste belge « Ne m'appelez plus », identifie clairement AJL Racine SRL au début de l'appel, indique la raison de l'appel et l'origine des coordonnées, informe la personne de son droit de s'opposer immédiatement, et met fin à la prospection lorsque la personne s'y oppose.
Les communications électroniques commerciales ne sont envoyées que lorsque la personne a donné un consentement préalable valable, ou lorsqu'une exception légale est effectivement applicable. L'email envoyé exclusivement afin de fournir l'information requise par l'article 14 du RGPD ne contient pas de sollicitation commerciale. Chaque communication électronique commerciale permet de retirer facilement le consentement ou de s'opposer à de nouvelles communications.
AJL Racine SRL peut envoyer des communications nécessaires (confirmation de création/modification du compte, réinitialisation du mot de passe, alerte de sécurité, confirmation d'une opération, information relative aux points ou aux bons cadeaux, modification importante du programme, fermeture ou suspension du compte). Base juridique : exécution du programme. Ces communications ne constituent pas des communications promotionnelles lorsqu'elles sont strictement limitées au fonctionnement du compte.
Finalités : protéger les comptes et systèmes, détecter les accès anormaux ou frauduleux, prévenir les abus et fausses recommandations, conserver des preuves en cas de contestation, établir/exercer/défendre des droits en justice. Base juridique : intérêts légitimes d'AJL Racine SRL et, lorsqu'elle s'applique, obligation légale.
Finalités : conserver les pièces justificatives relatives aux avantages et bons cadeaux, respecter les obligations comptables/fiscales/administratives, répondre aux demandes des autorités compétentes. Base juridique : respect d'une obligation légale (article 6.1.c du RGPD).
Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement, à l'authentification, à la sécurité ou à la conservation des choix de confidentialité peuvent être utilisés sans consentement préalable. Les cookies ou traceurs non strictement nécessaires (finalité statistique, publicitaire ou de personnalisation non indispensable) ne sont utilisés qu'après obtention d'un consentement préalable valable. Les détails figurent dans la Politique relative aux cookies disponible sur la plateforme.
Les données signalées comme obligatoires lors de la création d'un compte sont nécessaires à la gestion du programme. Sans ces données, AJL Racine SRL peut être dans l'impossibilité de créer ou de maintenir le compte.
Pour une recommandation, le prénom, le nom et au moins un moyen de contact valable sont nécessaires. L'adresse postale n'est demandée que lorsqu'elle est nécessaire à l'étude ou au service envisagé.
Les données utilisées pour des communications commerciales électroniques facultatives ne sont pas obligatoires. Le refus ou le retrait du consentement n'empêche pas l'utilisation normale du compte ambassadeur.
Les données sont accessibles uniquement dans la mesure nécessaire à leurs missions. Elles peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :
Notamment : conseillers commerciaux, responsables du programme, service qualité, service comptable, service technique, direction, personnes chargées de la conformité ou de la protection des données. Les accès sont accordés selon le principe du besoin d'en connaître.
AJL Racine SRL peut faire appel à des prestataires pour l'hébergement de la plateforme, le stockage et la sauvegarde, l'authentification, l'envoi d'emails transactionnels, la sécurité informatique, la maintenance et l'assistance technique, la fourniture du CRM, l'enregistrement des consentements, la création ou la distribution des bons cadeaux. Lorsque ces prestataires agissent comme sous-traitants, ils sont liés par des obligations contractuelles conformes à l'article 28 du RGPD.
Lorsqu'un filleul demande une étude, une offre ou la conclusion d'un contrat, les données strictement nécessaires peuvent être transmises au fournisseur d'énergie ou de télécommunications qu'il a sélectionné ou auprès duquel il demande une offre. Cette transmission n'intervient pas automatiquement lors de l'introduction d'une recommandation par un ambassadeur.
Lorsqu'une personne exerce son droit d'accès conformément à l'article 15 du RGPD, l'identité des destinataires auxquels ses données ont effectivement été communiquées lui est fournie dans les conditions prévues par cet article.
Ces organismes peuvent agir comme responsables du traitement indépendants pour les traitements qu'ils réalisent selon leurs propres finalités et obligations légales. Leurs propres politiques de confidentialité sont alors applicables.
L'ambassadeur peut recevoir uniquement les informations nécessaires au fonctionnement du programme : statut général d'une recommandation, son acceptation ou son refus au titre du programme, nombre de points accordés, date de validation. L'ambassadeur n'a pas accès aux détails du contrat, aux données de consommation, aux documents personnels ou aux échanges confidentiels du filleul avec AJL Racine SRL ou ses partenaires.
Les données peuvent être communiquées, lorsque cela est nécessaire, à des comptables, auditeurs, avocats ou conseils professionnels, assureurs, huissiers ou autorités judiciaires, administrations ou autorités de contrôle légalement habilitées.
AJL Racine SRL ne vend pas les données personnelles à des tiers.
AJL Racine SRL privilégie des prestataires qui traitent les données dans l'Espace économique européen. Toutefois, certains prestataires ou leurs sous-traitants ultérieurs peuvent traiter ou rendre accessibles certaines données depuis un pays situé en dehors de l'Espace économique européen.
Lorsqu'un tel transfert intervient, AJL Racine SRL s'assure qu'il repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD : une décision d'adéquation adoptée par la Commission européenne, les clauses contractuelles types de la Commission européenne, des règles d'entreprise contraignantes, ou une autre garantie appropriée prévue par le RGPD.
Lorsque cela est nécessaire, AJL Racine SRL évalue également le niveau de protection applicable dans le pays concerné et met en œuvre des mesures contractuelles, techniques ou organisationnelles complémentaires. Une information relative aux garanties applicables peut être demandée au Service protection des données.
AJL Racine SRL conserve les données uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité concernée, sous réserve des obligations légales et des délais nécessaires à la défense de ses droits.
Les données du compte sont conservées pendant toute la durée de participation au programme.
Après la fermeture définitive du compte, les données opérationnelles sont supprimées ou anonymisées dans un délai maximal de 90 jours, sauf lorsqu'une conservation plus longue est nécessaire en raison d'une obligation légale, d'une opération comptable, d'un bon cadeau déjà attribué, d'une contestation, d'une suspicion de fraude, ou de l'établissement/exercice/défense de droits en justice.
Les données d'un filleul qui ne poursuit pas la démarche ou qui ne devient pas client sont supprimées au plus tard 30 jours après la clôture de la recommandation, sauf lorsqu'une conservation limitée reste nécessaire pour respecter son opposition, gérer une contestation ou défendre les droits d'AJL Racine SRL.
Elles peuvent être supprimées plus tôt lorsque le filleul s'oppose au traitement et qu'aucune donnée ne doit être conservée pour garantir le respect de cette opposition.
Lorsqu'une personne s'oppose à la prospection, AJL Racine SRL peut conserver un nombre limité d'informations (numéro de téléphone, adresse email, date et portée de l'opposition). Ces informations sont conservées uniquement afin d'éviter que la personne ne soit à nouveau contactée, pendant la durée nécessaire au respect de son opposition.
Lorsqu'un filleul devient client, les données nécessaires à la relation client sont conservées conformément à la politique de confidentialité applicable à cette relation. Le programme Passion Elite Ambassador conserve uniquement les données nécessaires à la preuve de la recommandation, à l'attribution des points, à la prévention des fraudes et au respect des obligations légales.
Les documents comptables, fiscaux et pièces justificatives concernés sont conservés pendant la durée imposée par la législation applicable, pouvant atteindre dix ans. Les données non nécessaires à ces obligations sont supprimées ou rendues anonymes.
Les journaux techniques, événements de connexion, opérations importantes sur le compte et données de sécurité sont en principe conservés pendant 12 mois. Ils peuvent être conservés plus longtemps lorsqu'ils sont nécessaires à l'analyse d'un incident, d'une fraude, d'une contestation ou d'une procédure.
La preuve d'un consentement ou de son retrait est conservée pendant la durée nécessaire à la démonstration du respect des obligations légales. La préférence enregistrée sur l'appareil concernant les cookies est régulièrement renouvelée et peut être redemandée notamment lorsque les finalités ou les fournisseurs changent.
Lorsqu'une donnée est supprimée des systèmes actifs, une copie résiduelle peut subsister temporairement dans des sauvegardes sécurisées jusqu'à l'expiration de leur cycle normal de rotation. Ces copies ne sont pas utilisées à d'autres fins et ne sont restaurées qu'en cas de nécessité technique ou d'incident. Les suppressions intervenues sont réappliquées après une éventuelle restauration.
Les informations rendues irréversiblement anonymes, de sorte qu'une personne ne puisse plus être identifiée par des moyens raisonnablement susceptibles d'être utilisés, ne constituent plus des données personnelles et peuvent être utilisées à des fins statistiques.
Les droits applicables peuvent varier selon la finalité du traitement et la base juridique utilisée. Le droit d'opposition à la prospection peut toutefois être exercé à tout moment, gratuitement et sans justification. En cas de doute, la personne concernée peut contacter le Service protection des données.
Sous réserve des conditions prévues par le RGPD, chaque personne dispose des droits suivants :
Obtenir la confirmation que des données la concernant sont traitées et recevoir une copie de ces données ainsi que les informations prévues par le RGPD.
Faire corriger les données inexactes et compléter les données incomplètes.
Demander la suppression des données lorsque les conditions de l'article 17 du RGPD sont réunies. Ce droit n'est pas absolu : certaines données peuvent être conservées lorsqu'elles sont nécessaires au respect d'une obligation légale ou à la défense de droits.
Demander que l'utilisation des données soit temporairement limitée dans les situations prévues par l'article 18 du RGPD.
Recevoir, dans les conditions de l'article 20 du RGPD, les données éligibles fournies par la personne dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Le droit à la portabilité ne s'applique pas à toutes les données ni à tous les traitements.
S'opposer, pour des raisons tenant à une situation particulière, à un traitement fondé sur l'intérêt légitime.
Toute personne dispose du droit de s'opposer à tout moment, gratuitement et sans justification au traitement de ses données à des fins de prospection. Après l'exercice de ce droit, les données ne sont plus utilisées à des fins de prospection.
Lorsqu'un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, aussi facilement qu'il a été donné. Le retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.
Toute personne dispose des droits prévus par l'article 22 du RGPD lorsqu'une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produit des effets juridiques ou l'affecte de manière significative.
Les droits peuvent être exercés depuis les fonctionnalités disponibles dans le compte ambassadeur, par email à dpo@passion-sales.com, ou par courrier adressé à AJL Racine SRL, Service protection des données, Avenue Houba de Strooper 767/11, 1020 Bruxelles (Laeken), Belgique.
La demande doit permettre d'identifier la personne concernée et de comprendre précisément le droit exercé. En cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur, AJL Racine SRL peut solliciter des informations complémentaires strictement nécessaires à la vérification de son identité. Une copie complète de la carte d'identité n'est pas demandée systématiquement.
AJL Racine SRL répond dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque cela est nécessaire compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes. La personne est alors informée de la prolongation et de ses motifs dans le délai initial d'un mois.
L'exercice des droits est en principe gratuit. En cas de demande manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, AJL Racine SRL peut demander le paiement de frais raisonnables ou refuser d'y donner suite, dans les conditions prévues par le RGPD.
Toute personne estimant que ses données sont traitées en violation de la réglementation peut introduire une demande ou une plainte auprès de :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles, Belgique
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Email : contact@apd-gba.be
Site internet : www.autoriteprotectiondonnees.be
La personne est invitée, sans que cela constitue une obligation, à contacter d'abord AJL Racine SRL afin de permettre un examen rapide de sa demande.
AJL Racine SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données, aux finalités des traitements et aux risques identifiés.
Ces mesures peuvent notamment comprendre : le chiffrement des communications par HTTPS/TLS, la conservation des mots de passe sous forme cryptographique, des mécanismes sécurisés d'authentification et de gestion des sessions, la limitation des accès selon les fonctions exercées, la gestion et la révocation des droits d'accès, la journalisation des opérations importantes, la protection des sauvegardes, des procédures de maintenance et de mise à jour, la surveillance des incidents et comportements anormaux, des obligations de confidentialité pour les personnes autorisées, l'encadrement contractuel et l'évaluation des prestataires, des procédures de gestion des incidents et des violations de données.
Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, les mesures mises en place sont régulièrement examinées et adaptées en fonction des risques et de l'évolution des pratiques.
Lorsqu'une violation de données personnelles survient, AJL Racine SRL évalue ses conséquences et prend les mesures nécessaires pour en limiter les effets.
Lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, AJL Racine SRL la notifie à l'Autorité de protection des données dans les conditions prévues par le RGPD et, lorsque cela est possible, dans les 72 heures suivant le moment où elle en a pris connaissance.
Lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé, les personnes concernées sont informées directement, sauf lorsqu'une exception légale s'applique.
Le programme Passion Elite Ambassador ne prend pas de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne au sens de l'article 22 du RGPD.
Certaines opérations administratives peuvent être automatisées : calcul du solde de points, mise à jour d'un statut, détection de doublons, envoi de notifications, expiration d'une session, application de règles d'éligibilité préalablement définies.
Une personne peut demander un examen humain lorsqu'elle conteste une recommandation, un refus, une correction de points ou une décision relative à son compte.
AJL Racine SRL informe les ambassadeurs qu'ils ne doivent transmettre que les données strictement nécessaires à une recommandation.
L'ambassadeur est invité à ne pas transmettre :
AJL Racine SRL peut supprimer ou ne pas traiter les données qui apparaissent manifestement excessives, illicites, inexactes ou étrangères aux finalités du Programme.
Les règles contractuelles relatives à l'utilisation du Programme, à la suspension d'un compte et à l'attribution ou au retrait des points figurent dans les Conditions générales du Programme Passion Elite Ambassador.
La plateforme peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers.
AJL Racine SRL n'est pas responsable des traitements réalisés de manière indépendante par ces tiers. Les utilisateurs sont invités à consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur communiquer des données.
La présente Politique peut être modifiée afin de tenir compte d'une évolution légale ou réglementaire, d'une décision d'une autorité, d'une modification du programme, d'une évolution technique, ou de l'ajout ou de la suppression d'une finalité ou d'un prestataire.
La version applicable est identifiée par sa date et mise à disposition dans l'espace ambassadeur. En cas de modification substantielle, AJL Racine SRL informe les personnes concernées par un moyen approprié avant l'entrée en vigueur de la modification.
La Politique de protection des données est un document d'information. Sa consultation ou sa prise de connaissance ne constitue pas un consentement général au traitement des données. Lorsqu'un nouveau consentement est légalement nécessaire, il est demandé séparément, de manière claire et spécifique.
AJL Racine SRL peut conserver la preuve de la version de la Politique qui a été mise à la disposition de chaque utilisateur.